Resumo do projeto:
Nivelando o campo para os trabalhadores americanos no comércio EUA-México (NÍVEL) projeto, financiado pelo Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (USDOL), apoia a implementação efetiva dos direitos laborais e dos compromissos de reforma laboral no México, com foco no fortalecimento da conformidade, melhorar as relações trabalhistas, e promover práticas justas e transparentes no local de trabalho. Através da colaboração com instituições governamentais, o setor privado, organizações de trabalhadores, e outras partes interessadas importantes, o projeto busca fortalecer capacidades, aumentar a sensibilização e a adoção de normas laborais, e promover o diálogo construtivo entre os intervenientes no mercado de trabalho.
Resumo da posição:
O Assistente de Operações e Finanças fornece suporte administrativo, financeiro, aquisição, e apoio operacional para garantir a implementação eficiente das atividades do projeto e a conformidade com os requisitos organizacionais e dos doadores. Trabalhando em estreita colaboração com o Gerente Sênior de Finanças e Operações (SFOM) e a equipe LEVEL mais ampla, o Assistente de Operações e Finanças apoia os processos de gestão financeira, administração de escritório, atividades de aquisição, gerenciamento de estoque, logística de viagens, e documentação do projeto.
A posição desempenha um papel fundamental na manutenção de registros financeiros e operacionais precisos, apoiar o monitoramento do orçamento do projeto, e garantir a adesão às políticas e procedimentos da Creative Associates International e dos doadores. O Assistente de Operações e Finanças também fornece apoio logístico e de coordenação para reuniões, oficinas, treinamentos, e outras atividades do projeto, contribuindo para o bom funcionamento diário do projeto.
Relatórios & Supervisão:
O Assistente de Operações e Finanças se reportará ao Gerente Sênior de Finanças e Operações baseado na Cidade do México.
Responsabilidades Primárias:
Financiar:
- Apoiar o Gerente Sênior de Finanças e Operações na contabilidade, administração financeira, e atividades de gestão financeira, garantir a conformidade com as políticas organizacionais e os requisitos dos doadores.
- Auxiliar na preparação e manutenção da documentação financeira necessária para auditorias, análises financeiras, e conformidade com os regulamentos aplicáveis, incluindo 2 CFR 200.
- Processar faturas, solicitações de pagamento, reembolsos, e outras transações financeiras de maneira oportuna e precisa.
- Apoiar processos mensais de fechamento financeiro e atividades de reconciliação.
- Preparar cálculos de diárias, reembolsos de funcionários, e outra documentação financeira relacionada ao projeto.
- Auxiliar no monitoramento das despesas do projeto, acompanhamento de orçamento, previsão, e relatórios financeiros.
- Apoie a conformidade com as regulamentações fiscais locais, incluindo requisitos de retenção e obrigações de reporte.
- Manter registros financeiros precisos e organizados e documentação de apoio.
- Auxiliar com análises financeiras e relatórios ad hoc conforme solicitado pelo SFOM.
Operações:
- Fornecer suporte administrativo e logístico para as atividades do projeto, reuniões, oficinas, treinamentos, e eventos.
- Gerencie a aquisição de suprimentos de escritório e mantenha registros de estoque.
- Manter e atualizar o funcionário, fornecedor, consultor, e informações de contato das partes interessadas.
- Rastreie e mantenha ativos e inventário do projeto, incluindo entrada de dados em sistemas de gerenciamento de estoque, verificações pontuais periódicas, e relatórios de inventário.
- Solicite cotações de fornecedores, preparar matrizes de comparação de lances, e apoiar processos de aquisição.
- Coordenar viagens locais, transporte, alojamento, e outros arranjos logísticos para funcionários e consultores do projeto.
- Garantir que os arquivos administrativos e de aquisição estejam completos, preciso, e mantidos adequadamente em sistemas de arquivamento de projetos e bancos de dados.
- Rascunho, análise, organizar, e manter a correspondência do projeto, contratos, relatórios, e outros documentos administrativos.
- Apoiar os processos de coleta e revisão de quadros de horários e auxiliar no rastreamento e relatórios de licenças.
- Manter sistemas de arquivamento eletrônicos e físicos organizados para garantir acessibilidade e conformidade com os requisitos de manutenção de registros.
Habilidades necessárias & Qualificações:
- Bacharel em Administração de Empresas, Contabilidade, Financiar, Administração Pública, Economia, ou um campo relacionado preferido.
- Mínimo de dois (2) anos de experiência profissional relevante em finanças, contabilidade, operações, administração, aquisição, ou funções de suporte ao projeto.
- Experiência no apoio a projetos financiados por doadores, programas de desenvolvimento internacional, ou ambientes semelhantes são preferidos. Experiência com os EUA. Projetos financiados pelo governo e requisitos de conformidade associados também são preferidos.
- Forte proficiência em aplicativos Microsoft Office, particularmente Excel.
- Experiência em manutenção financeira, aquisição, e registros administrativos e sistemas de arquivamento.
- Fortes habilidades organizacionais, atenção aos detalhes, e capacidade de gerenciar múltiplas prioridades simultaneamente.
- Excelente comunicação e habilidades interpessoais, com capacidade demonstrada de trabalhar eficazmente como parte de uma equipe.
- Capacidade de lidar com informações sensíveis e confidenciais com discrição e profissionalismo.
- Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir prazos, e adaptar-se às mudanças de prioridades.
- O candidato deve estar autorizado a trabalhar no México.
- É preferível ter proficiência em inglês falado e escrito.
Resumo da posição:
O Assistente de Operações e Finanças fornece suporte administrativo, financeiro, e operacional para garantir a implementação eficiente das atividades do projeto e a conformidade com os requisitos organizacionais e dos doadores. Trabalhando em estreita colaboração com o Gerente Sênior de Finanças e Operações (SFOM, pela sua sigla em inglês) e com a equipe LEVEL, O Assistente de Operações e Finanças apoia processos de gestão financeira, administração de escritório, aquisições, controle de estoque, logística de viagens e gerenciamento de documentação de projetos.
Esta posição desempenha um papel fundamental na manutenção de registros financeiros e operacionais precisos., monitoramento do orçamento do projeto e conformidade com as políticas e procedimentos da Creative Associates International e dos doadores. Além disso, fornece suporte logístico e de coordenação para reuniões, oficinas, treinamento e outras atividades do projeto, contribuindo para o funcionamento eficiente das operações diárias.
Reportes e Supervisão:
O Assistente de Operações e Finanças se reportará diretamente ao Gerente Sênior de Finanças e Operações, com sede na Cidade do México.
Principais Responsabilidades:
Financiar:
- Apoiar o Gerente Sênior de Finanças e Operações nas atividades contábeis, gestão administrativa e financeira, garantir a conformidade com as políticas organizacionais e os requisitos dos doadores.
- Apoio na preparação e manutenção da documentação financeira necessária às auditorias, análises financeiras e conformidade com os regulamentos aplicáveis, incluindo os regulamentos 2 CFR 200.
- Processar faturas, solicitações de pagamento, reembolsos e outras transações financeiras de maneira oportuna e precisa.
- Apoiar processos mensais de fechamento financeiro e atividades de reconciliação.
- Preparar cálculos de despesas de viagem, reembolsos de despesas de pessoal e outra documentação financeira relacionada ao projeto.
- Apoiar o monitoramento de despesas do projeto, monitoramento orçamentário, projeções financeiras e relatórios financeiros.
- Apoie o cumprimento das obrigações fiscais locais, incluindo retenções e relatórios exigidos.
- Mantenha registros financeiros precisos e organizados, bem como a documentação de suporte correspondente.
- Apoiar a preparação de análises financeiras e relatórios especiais solicitados pelo Gerente Sênior de Finanças e Operações.
Operações:
- Fornecer suporte administrativo e logístico para as atividades do projeto, reuniões, oficinas, treinamentos e eventos.
- Gerenciar a compra de material de escritório e manter registros de estoque atualizados.
- Manter e atualizar as informações de contato dos funcionários, fornecedores, consultores e outras partes interessadas.
- Rastreie e mantenha os registros de ativos e inventário do projeto atualizados, incluindo captura de informações em sistemas de gerenciamento de estoque, Verificações e relatórios periódicos.
- Solicite orçamentos de fornecedores, preparar tabelas comparativas e apoiar processos de aquisição.
- Coordenar viagens locais, transporte, alojamento e outros arranjos logísticos para o pessoal do projeto e consultores.
- Garantir que os arquivos de aquisição e a documentação administrativa estejam completos, são precisos e devidamente arquivados nos sistemas e bancos de dados do projeto.
- Elaborar, análise, organizar e manter correspondência, contratos, relatórios e outros documentos administrativos do projeto.
- Apoiar processos de coleta e revisão de quadro de horários (planilhas de horas), bem como monitorar e relatar férias e licenças do pessoal..
- Manter sistemas de arquivamento físicos e eletrônicos organizados, garantir a acessibilidade da informação e o cumprimento dos requisitos de gestão documental.
Habilidades e qualificações exigidas:
- Preferencialmente bacharelado em Administração de Empresas, Contabilidade, Financiar, Administração Pública, Economia ou uma disciplina relacionada.
- Mínimo de dois (2) anos de experiência profissional relevante em finanças, contabilidade, operações, administración, funções de aquisição ou suporte a projetos.
- A experiência de apoio a projetos financiados por doadores internacionais será valorizada, programas de desenvolvimento internacional ou ambientes semelhantes. Experiência em projetos financiados pelo Governo dos Estados Unidos e conhecimento dos seus requisitos de conformidade também será uma vantagem..
- Dominando os aplicativos do Microsoft Office, particularmente Excel.
- Experiência em manutenção de registros financeiros, administrativo e compras, bem como no gerenciamento de sistemas de arquivos.
- Excelentes habilidades organizacionais, atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplas prioridades simultaneamente.
- Forte comunicação e habilidades interpessoais, com capacidade demonstrada de trabalhar eficazmente em equipe.
- Capacidade de lidar com informações sensíveis e confidenciais com discrição e profissionalismo.
- Capacidade de trabalhar sob pressão, cumprir os prazos estabelecidos e se adaptar às mudanças de prioridades.
- Ter autorização legal para trabalhar no México.
- Proficiência em inglês oral e escrito preferencial.