Resumen del proyecto:
La nivelación del campo para los trabajadores estadounidenses en el comercio entre Estados Unidos y México (NIVEL) proyecto, financiado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL), apoya la implementación efectiva de los derechos laborales y los compromisos de reforma laboral en México, con un enfoque en fortalecer el cumplimiento, mejorar las relaciones laborales, y promover prácticas laborales justas y transparentes. A través de la colaboración con instituciones gubernamentales., el sector privado, organizaciones de trabajadores, y otras partes interesadas clave, el proyecto busca fortalecer capacidades, aumentar la conciencia y la adopción de las normas laborales, y fomentar el diálogo constructivo entre los actores del mercado laboral.
Resumen de posición:
El Asistente de Operaciones y Finanzas proporciona servicios administrativos., financiero, obtención, y apoyo operativo para garantizar la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de los requisitos organizacionales y de los donantes.. Trabajando en estrecha colaboración con el Gerente Senior de Finanzas y Operaciones (SFOM) y el equipo LEVEL más amplio, el Asistente de Operaciones y Finanzas apoya los procesos de gestión financiera, administración de oficina, actividades de adquisiciones, gestión de inventario, logística de viajes, y documentación del proyecto.
El puesto desempeña un papel clave en el mantenimiento de registros financieros y operativos precisos., apoyar el seguimiento del presupuesto del proyecto, y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Creative Associates International y de los donantes.. El Asistente de Operaciones y Finanzas también brinda apoyo logístico y de coordinación para reuniones., talleres, entrenamientos, y otras actividades del proyecto, contribuir al buen funcionamiento diario del proyecto.
Informes & Supervisión:
El Asistente de Operaciones y Finanzas reportará al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones con base en la Ciudad de México..
Responsabilidades primarias:
Finanzas:
- Apoyar al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones en contabilidad., administracion financiera, y actividades de gestión financiera, Garantizar el cumplimiento de las políticas organizacionales y los requisitos de los donantes..
- Ayudar en la preparación y mantenimiento de la documentación financiera requerida para las auditorías., revisiones financieras, y cumplimiento de la normativa aplicable, incluido 2 CFR 200.
- Procesar facturas, solicitudes de pago, reembolsos, y otras transacciones financieras de manera oportuna y precisa.
- Apoyar los procesos de cierre financiero mensual y las actividades de conciliación..
- Preparar cálculos de viáticos., reembolsos de empleados, y otra documentación financiera relacionada con el proyecto.
- Ayudar a monitorear los gastos del proyecto., seguimiento del presupuesto, pronóstico, e informes financieros.
- Apoyar el cumplimiento de las regulaciones fiscales locales., incluidos los requisitos de retención y las obligaciones de presentación de informes.
- Mantener registros financieros precisos y organizados y documentación de respaldo..
- Ayudar con análisis financieros e informes ad hoc según lo solicite el SFOM..
Operaciones:
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico para las actividades del proyecto., reuniones, talleres, entrenamientos, y eventos.
- Gestionar la adquisición de suministros de oficina y mantener registros de inventario..
- Mantener y actualizar al empleado., proveedor, consultor, e información de contacto de las partes interesadas.
- Seguimiento y mantenimiento de activos e inventario del proyecto., Incluyendo la entrada de datos en sistemas de gestión de inventario., controles periódicos al azar, y reportes de inventario.
- Solicitar cotizaciones de proveedores, preparar matrices de comparación de ofertas, y apoyar los procesos de adquisiciones.
- Coordinar viajes locales., transporte, alojamiento, y otros arreglos logísticos para el personal y los consultores del proyecto.
- Garantizar que los archivos administrativos y de adquisiciones estén completos., preciso, y mantenido adecuadamente en los sistemas de archivo y bases de datos de proyectos.
- Borrador, revisar, organizar, y mantener la correspondencia del proyecto, contratos, informes, y otros documentos administrativos.
- Apoyar los procesos de recopilación y revisión de hojas de horas y ayudar con el seguimiento y la generación de informes de licencias..
- Mantener sistemas de archivo físicos y electrónicos organizados para garantizar la accesibilidad y el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros..
Habilidades requeridas & Calificaciones:
- Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, Administración Pública, Ciencias económicas, o un campo relacionado preferido.
- Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional relevante en finanzas, contabilidad, operaciones, administración, obtención, o roles de soporte de proyectos.
- Experiencia apoyando proyectos financiados por donantes., programas de desarrollo internacional, o entornos similares son preferidos. Experiencia con EE.UU.. También se prefieren los proyectos financiados por el gobierno y los requisitos de cumplimiento asociados..
- Fuerte dominio de las aplicaciones de Microsoft Office., particularmente sobresalir.
- Experiencia en mantenimiento financiero., obtención, y registros administrativos y sistemas de archivo.
- Fuertes habilidades organizativas., atención al detalle, y capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente.
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación., con capacidad demostrada para trabajar eficazmente como parte de un equipo.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo..
- Capacidad para trabajar bajo presión., cumplir con los plazos, y adaptarse a las prioridades cambiantes.
- El candidato debe estar autorizado para trabajar en México..
- Se prefiere dominio del inglés hablado y escrito..
Resumen del Puesto:
El/la Asistente de Operaciones y Finanzas proporciona apoyo administrativo, financiero, y operativo para garantizar la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de los requisitos organizacionales y del donante. Trabajando en estrecha colaboración con el Gerente Senior de Finanzas y Operaciones (SFOM, por sus siglas en inglés) y con el equipo de LEVEL, el/la Asistente de Operaciones y Finanzas apoya los procesos de gestión financiera, administración de oficina, adquisiciones, control de inventarios, logística de viajes y gestión de documentación del proyecto.
Esta posición desempeña un papel clave en el mantenimiento de registros financieros y operativos precisos, el seguimiento presupuestario del proyecto y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Creative Associates International y de los donantes. Asimismo, brinda apoyo logístico y de coordinación para reuniones, talleres, capacitaciones y otras actividades del proyecto, contribuyendo al funcionamiento eficiente de las operaciones diarias.
Reporta a y Supervisión:
El Asistente de Operaciones y Finanzas reportará directamente al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones, con sede en la Ciudad de México.
Responsabilidades Principales:
Finanzas:
- Apoyar al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones en las actividades contables, administrativas y de gestión financiera, garantizando el cumplimiento de las políticas organizacionales y los requisitos del donante.
- Apoyar en la preparación y mantenimiento de la documentación financiera requerida para auditorías, revisiones financieras y el cumplimiento de la normativa aplicable, incluyendo el reglamento 2 CFR 200.
- Procesar facturas, solicitudes de pago, reembolsos y otras transacciones financieras de manera oportuna y precisa.
- Apoyar los procesos de cierre financiero mensual y las actividades de conciliación.
- Preparar cálculos de viáticos, reembolsos de gastos del personal y otra documentación financiera relacionada con el proyecto.
- Apoyar el monitoreo de gastos del proyecto, el seguimiento presupuestario, las proyecciones financieras y la elaboración de reportes financieros.
- Apoyar el cumplimiento de las obligaciones fiscales locales, incluyendo retenciones y reportes requeridos.
- Mantener registros financieros precisos y organizados, así como la documentación de respaldo correspondiente.
- Apoyar la elaboración de análisis financieros e informes especiales solicitados por el/la Gerente Senior de Finanzas y Operaciones.
Operaciones:
- Brindar apoyo administrativo y logístico para actividades del proyecto, reuniones, talleres, capacitaciones y eventos.
- Gestionar la compra de suministros de oficina y mantener registros actualizados del inventario.
- Mantener y actualizar la información de contacto de empleados, proveedores, consultores y otras partes interesadas.
- Dar seguimiento y mantener actualizados los registros de activos e inventario del proyecto, incluyendo la captura de información en los sistemas de gestión de inventario, verificaciones periódicas y elaboración de reportes.
- Solicitar cotizaciones a proveedores, preparar cuadros comparativos y apoyar los procesos de adquisiciones.
- Coordinar viajes locales, transporte, hospedaje y otros arreglos logísticos para el personal del proyecto y consultores.
- Garantizar que los expedientes de adquisiciones y documentación administrativa estén completos, sean precisos y se encuentren debidamente archivados en los sistemas y bases de datos del proyecto.
- Elaborar, revisar, organizar y mantener correspondencia, contratos, informes y otros documentos administrativos del proyecto.
- Apoyar los procesos de recopilación y revisión de hojas de tiempo (hojas de tiempo), así como el seguimiento y reporte de vacaciones y licencias del personal.
- Mantener sistemas de archivo físicos y electrónicos organizados, asegurando la accesibilidad de la información y el cumplimiento de los requisitos de gestión documental.
Habilidades y Calificaciones Requeridas:
- Se prefiere licenciatura en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas, Administración Pública, Economía o una disciplina afín.
- Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional relevante en finanzas, contabilidad, operaciones, administración, adquisiciones o funciones de apoyo a proyectos.
- Se valorará experiencia apoyando proyectos financiados por donantes internacionales, programas de desarrollo internacional o entornos similares. También se valorará experiencia en proyectos financiados por el Gobierno de los Estados Unidos y conocimiento de sus requisitos de cumplimiento.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, particularmente Excel.
- Experiencia en el mantenimiento de registros financieros, administrativos y de adquisiciones, así como en la gestión de sistemas de archivo.
- Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera simultánea.
- Sólidas habilidades de comunicación e interpersonales, con capacidad demostrada para trabajar eficazmente en equipo.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo.
- Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con plazos establecidos y adaptarse a prioridades cambiantes.
- Contar con autorización legal para trabajar en México.
- Se prefiere dominio del inglés oral y escrito.