Résumé du projet:
L'égalisation des chances pour les travailleurs américains dans le commerce entre les États-Unis et le Mexique (NIVEAU) projet, financé par le Département du Travail des États-Unis (USDOL), soutient la mise en œuvre efficace des engagements en matière de droits du travail et de réforme du travail au Mexique, en mettant l'accent sur le renforcement de la conformité, améliorer les relations de travail, et promouvoir des pratiques de travail équitables et transparentes. Grâce à la collaboration avec les institutions gouvernementales, le secteur privé, organisations de travailleurs, et d'autres parties prenantes clés, le projet vise à renforcer les capacités, accroître la sensibilisation et l’adoption des normes du travail, et favoriser un dialogue constructif entre les acteurs du marché du travail.
Résumé du poste:
L'assistant aux opérations et aux finances assure les tâches administratives, financier, approvisionnement, et un soutien opérationnel pour assurer la mise en œuvre efficace des activités du projet et le respect des exigences de l'organisation et des donateurs.. Travailler en étroite collaboration avec le directeur principal des finances et des opérations (SFOM) et l'équipe LEVEL au sens large, l'assistant aux opérations et aux finances soutient les processus de gestion financière, administration de bureau, activités d'approvisionnement, gestion des stocks, logistique de voyage, et documentation du projet.
Le poste joue un rôle clé dans le maintien de dossiers financiers et opérationnels précis., soutenir le suivi du budget du projet, et garantir le respect des politiques et procédures de Creative Associates International et des donateurs.. L'assistant aux opérations et aux finances fournit également un soutien logistique et de coordination pour les réunions., ateliers, formations, et autres activités du projet, contribuer au bon fonctionnement quotidien du projet.
Rapports & Surveillance:
L'assistant aux opérations et aux finances relèvera du responsable principal des finances et des opérations basé à Mexico..
Responsabilités principales:
Finance:
- Soutenir le directeur principal des finances et des opérations en comptabilité, administration financière, et activités de gestion financière, assurer le respect des politiques organisationnelles et des exigences des donateurs.
- Aider à la préparation et à la tenue à jour de la documentation financière requise pour les audits, examens financiers, et le respect de la réglementation applicable, y compris 2 CFR 200.
- Traiter les factures, demandes de paiement, remboursements, et d'autres transactions financières en temps opportun et de manière précise.
- Soutenir les processus mensuels de clôture financière et les activités de rapprochement.
- Préparer les calculs d'indemnités journalières, remboursements des employés, et autres documents financiers liés au projet.
- Aider au suivi des dépenses du projet, suivi budgétaire, prévision, et rapports financiers.
- Soutenir le respect des réglementations fiscales locales, y compris les exigences de retenue et les obligations de déclaration.
- Tenir à jour des dossiers financiers précis et organisés ainsi que les pièces justificatives.
- Participer aux analyses financières et aux rapports ad hoc à la demande de la SFOM.
Opérations:
- Fournir un soutien administratif et logistique aux activités du projet, réunions, ateliers, formations, et événements.
- Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau et tenir à jour les registres d'inventaire.
- Maintenir et mettre à jour les employés, fournisseur, consultant, et coordonnées des parties prenantes.
- Suivre et maintenir les actifs et l'inventaire du projet, y compris la saisie de données dans les systèmes de gestion des stocks, contrôles ponctuels périodiques, et reporting d'inventaire.
- Demander des devis aux fournisseurs, préparer des matrices de comparaison des offres, et soutenir les processus d’approvisionnement.
- Coordonner les déplacements locaux, transport, hébergement, et autres arrangements logistiques pour le personnel du projet et les consultants.
- S'assurer que les dossiers d'approvisionnement et administratifs sont complets, précis, et correctement conservé dans les systèmes de classement des projets et les bases de données.
- Brouillon, revoir, organiser, et maintenir la correspondance du projet, contrats, rapports, et autres documents administratifs.
- Soutenir les processus de collecte et d'examen des feuilles de temps et aider au suivi et à la création de rapports sur les congés..
- Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés pour garantir l'accessibilité et le respect des exigences en matière de tenue de dossiers.
Compétences requises & Qualifications:
- Célibataire’diplôme en administration des affaires, Comptabilité, Finance, Administration publique, Économie, ou un domaine connexe préféré.
- Minimum de deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente en finance, comptabilité, opérations, administration, approvisionnement, ou des rôles de support de projet.
- Expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs, programmes de développement international, ou des environnements similaires sont préférés. Expérience avec les États-Unis. Les projets financés par le gouvernement et les exigences de conformité associées sont également privilégiés.
- Forte maîtrise des applications Microsoft Office, surtout Excel.
- Expérience en matière de gestion financière, approvisionnement, et dossiers administratifs et systèmes de classement.
- Solides compétences organisationnelles, attention aux détails, et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité démontrée à travailler efficacement au sein d’une équipe.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
- Capacité à travailler sous pression, respecter les délais, et s'adapter à l'évolution des priorités.
- Le candidat doit être autorisé à travailler au Mexique.
- La maîtrise de l'anglais parlé et écrit est préférable.
Résumé du poste:
L'assistant aux opérations et aux finances fournit un soutien administratif, financier, et opérationnel pour garantir une mise en œuvre efficace des activités du projet et le respect des exigences de l'organisation et des donateurs.. Travailler en étroite collaboration avec le directeur principal des finances et des opérations (SFOM, par son acronyme en anglais) et avec l'équipe LEVEL, L'assistant aux opérations et aux finances soutient les processus de gestion financière, administration de bureau, acquisitions, contrôle des stocks, logistique de voyage et gestion de la documentation du projet.
Ce poste joue un rôle clé dans le maintien de dossiers financiers et opérationnels précis., suivi du budget du projet et conformité aux politiques et procédures de Creative Associates International et des donateurs. En outre, fournit un soutien logistique et de coordination pour les réunions, ateliers, formation et autres activités du projet, contribuer au bon fonctionnement des opérations quotidiennes.
Rapports et supervision:
L'assistant aux opérations et aux finances relèvera directement du responsable principal des finances et des opérations., basé à Mexico.
Principales responsabilités:
Finance:
- Soutenir le directeur principal des finances et des opérations dans les activités comptables, gestion administrative et financière, assurer le respect des politiques organisationnelles et des exigences des donateurs.
- Soutien à la préparation et à la tenue à jour de la documentation financière requise pour les audits, revues financières et conformité à la réglementation applicable, y compris les règlements 2 CFR 200.
- Traiter les factures, demandes de paiement, les remboursements et autres transactions financières en temps opportun et de manière précise.
- Soutenir les processus mensuels de clôture financière et les activités de rapprochement.
- Préparer les calculs des frais de déplacement, remboursements de frais de personnel et autres documents financiers liés au projet.
- Soutenir le suivi des dépenses du projet, suivi budgétaire, projections financières et rapports financiers.
- Soutenir le respect des obligations fiscales locales, y compris les retenues et les rapports requis.
- Tenir des registres financiers précis et organisés, ainsi que les pièces justificatives correspondantes.
- Soutenir la préparation des analyses financières et des rapports spéciaux demandés par le directeur principal des finances et des opérations.
Opérations:
- Fournir un soutien administratif et logistique aux activités du projet, réunions, ateliers, formations et événements.
- Gérer l'achat de fournitures de bureau et tenir à jour les registres d'inventaire.
- Maintenir et mettre à jour les coordonnées des employés, fournisseurs, consultants et autres parties intéressées.
- Suivre et maintenir à jour les enregistrements des actifs et des stocks du projet, y compris la capture d'informations dans les systèmes de gestion des stocks, Vérifications et rapports périodiques.
- Demander des devis aux fournisseurs, préparer des tableaux comparatifs et soutenir les processus d’approvisionnement.
- Coordonner les déplacements locaux, transport, hébergement et autres arrangements logistiques pour le personnel du projet et les consultants.
- S'assurer que les dossiers d'approvisionnement et la documentation administrative sont complets, sont exacts et correctement archivés dans les systèmes et bases de données du projet.
- Élaborer, revoir, organiser et maintenir la correspondance, contrats, rapports et autres documents administratifs du projet.
- Soutenir les processus de collecte et de révision des feuilles de temps (feuilles de temps), ainsi que le suivi et le reporting des vacances et des licences du personnel..
- Maintenir des systèmes de classement physiques et électroniques organisés, assurer l’accessibilité de l’information et le respect des exigences en matière de gestion documentaire.
Compétences et qualifications requises:
- Baccalauréat en administration des affaires préféré, Comptabilité, Finance, Administration publique, Économie ou discipline connexe.
- Minimum de deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente en finance, comptabilité, opérations, administration, fonctions d’approvisionnement ou de support de projet.
- Une expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs internationaux sera valorisée., programmes de développement international ou environnements similaires. Une expérience dans des projets financés par le gouvernement des États-Unis et une connaissance de ses exigences de conformité seront également un avantage..
- Maîtriser les applications Microsoft Office, surtout Excel.
- Expérience en tenue de dossiers financiers, administratif et achats, ainsi que dans la gestion des systèmes de fichiers.
- Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité démontrée à travailler efficacement en équipe.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
- Capacité à travailler sous pression, respecter les délais établis et s’adapter aux priorités changeantes.
- Avoir une autorisation légale pour travailler au Mexique.
- Maîtrise de l'anglais oral et écrit souhaitée.