Résumé du projet:
L'égalisation des chances pour les travailleurs américains dans le commerce entre les États-Unis et le Mexique (NIVEAU) projet, financé par le Département du Travail des États-Unis (USDOL), soutient la mise en œuvre efficace des engagements en matière de droits du travail et de réforme du travail au Mexique, en mettant l'accent sur le renforcement de la conformité, améliorer les relations de travail, et promouvoir des pratiques de travail équitables et transparentes. Grâce à la collaboration avec les institutions gouvernementales, le secteur privé, organisations de travailleurs, et d'autres parties prenantes clés, le projet vise à renforcer les capacités, accroître la sensibilisation et l’adoption des normes du travail, et favoriser un dialogue constructif entre les acteurs du marché du travail.
Résumé du poste:
L'assistant aux opérations et aux finances assure les tâches administratives, financier, approvisionnement, et un soutien opérationnel pour assurer la mise en œuvre efficace des activités du projet et le respect des exigences de l'organisation et des donateurs.. Travailler en étroite collaboration avec le directeur principal des finances et des opérations (SFOM) et l'équipe LEVEL au sens large, l'assistant aux opérations et aux finances soutient les processus de gestion financière, administration de bureau, activités d'approvisionnement, gestion des stocks, logistique de voyage, et documentation du projet.
Le poste joue un rôle clé dans le maintien de dossiers financiers et opérationnels précis., soutenir le suivi du budget du projet, et garantir le respect des politiques et procédures de Creative Associates International et des donateurs.. L'assistant aux opérations et aux finances fournit également un soutien logistique et de coordination pour les réunions., ateliers, formations, et autres activités du projet, contribuer au bon fonctionnement quotidien du projet.
Rapports & Surveillance:
L'assistant aux opérations et aux finances relèvera du responsable principal des finances et des opérations basé à Mexico..
Responsabilités principales:
Finance:
- Soutenir le directeur principal des finances et des opérations en comptabilité, administration financière, et activités de gestion financière, assurer le respect des politiques organisationnelles et des exigences des donateurs.
- Aider à la préparation et à la tenue à jour de la documentation financière requise pour les audits, examens financiers, et le respect de la réglementation applicable, y compris 2 CFR 200.
- Traiter les factures, demandes de paiement, remboursements, et d'autres transactions financières en temps opportun et de manière précise.
- Soutenir les processus mensuels de clôture financière et les activités de rapprochement.
- Préparer les calculs d'indemnités journalières, remboursements des employés, et autres documents financiers liés au projet.
- Aider au suivi des dépenses du projet, suivi budgétaire, prévision, et rapports financiers.
- Soutenir le respect des réglementations fiscales locales, y compris les exigences de retenue et les obligations de déclaration.
- Tenir à jour des dossiers financiers précis et organisés ainsi que les pièces justificatives.
- Participer aux analyses financières et aux rapports ad hoc à la demande de la SFOM.
Opérations:
- Fournir un soutien administratif et logistique aux activités du projet, réunions, ateliers, formations, et événements.
- Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau et tenir à jour les registres d'inventaire.
- Maintenir et mettre à jour les employés, fournisseur, consultant, et coordonnées des parties prenantes.
- Suivre et maintenir les actifs et l'inventaire du projet, y compris la saisie de données dans les systèmes de gestion des stocks, contrôles ponctuels périodiques, et reporting d'inventaire.
- Demander des devis aux fournisseurs, préparer des matrices de comparaison des offres, et soutenir les processus d’approvisionnement.
- Coordonner les déplacements locaux, transport, hébergement, et autres arrangements logistiques pour le personnel du projet et les consultants.
- S'assurer que les dossiers d'approvisionnement et administratifs sont complets, précis, et correctement conservé dans les systèmes de classement des projets et les bases de données.
- Brouillon, revoir, organiser, et maintenir la correspondance du projet, contrats, rapports, et autres documents administratifs.
- Soutenir les processus de collecte et d'examen des feuilles de temps et aider au suivi et à la création de rapports sur les congés..
- Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés pour garantir l'accessibilité et le respect des exigences en matière de tenue de dossiers.
Compétences requises & Qualifications:
- Célibataire’diplôme en administration des affaires, Comptabilité, Finance, Administration publique, Économie, ou un domaine connexe préféré.
- Minimum de deux (2) années d'expérience professionnelle pertinente en finance, comptabilité, opérations, administration, approvisionnement, ou des rôles de support de projet.
- Expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs, programmes de développement international, ou des environnements similaires sont préférés. Expérience avec les États-Unis. Les projets financés par le gouvernement et les exigences de conformité associées sont également privilégiés.
- Forte maîtrise des applications Microsoft Office, surtout Excel.
- Expérience en matière de gestion financière, approvisionnement, et dossiers administratifs et systèmes de classement.
- Solides compétences organisationnelles, attention aux détails, et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité démontrée à travailler efficacement au sein d’une équipe.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
- Capacité à travailler sous pression, respecter les délais, et s'adapter à l'évolution des priorités.
- Le candidat doit être autorisé à travailler au Mexique.
- La maîtrise de l'anglais parlé et écrit est préférable.
Résumé du poste:
L'assistant aux opérations et aux finances fournit un soutien administratif, financier, y operativo para garantizar la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de los requisitos organizacionales y del donante. Trabajando en estrecha colaboración con el Gerente Senior de Finanzas y Operaciones (SFOM, por sus siglas en inglés) y con el equipo de LEVEL, el/la Asistente de Operaciones y Finanzas apoya los procesos de gestión financiera, administración de oficina, adquisiciones, control de inventarios, logística de viajes y gestión de documentación del proyecto.
Esta posición desempeña un papel clave en el mantenimiento de registros financieros y operativos precisos, el seguimiento presupuestario del proyecto y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Creative Associates International y de los donantes. En outre, brinda apoyo logístico y de coordinación para reuniones, ateliers, capacitaciones y otras actividades del proyecto, contribuyendo al funcionamiento eficiente de las operaciones diarias.
Reporta a y Supervisión:
El Asistente de Operaciones y Finanzas reportará directamente al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones, basé à Mexico.
Responsabilidades Principales:
Finanzas:
- Apoyar al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones en las actividades contables, administrativas y de gestión financiera, garantizando el cumplimiento de las políticas organizacionales y los requisitos del donante.
- Apoyar en la preparación y mantenimiento de la documentación financiera requerida para auditorías, revisiones financieras y el cumplimiento de la normativa aplicable, incluyendo el reglamento 2 CFR 200.
- Procesar facturas, solicitudes de pago, les remboursements et autres transactions financières en temps opportun et de manière précise.
- Soutenir les processus mensuels de clôture financière et les activités de rapprochement.
- Préparer les calculs des frais de déplacement, remboursements de frais de personnel et autres documents financiers liés au projet.
- Soutenir le suivi des dépenses du projet, suivi budgétaire, projections financières et rapports financiers.
- Soutenir le respect des obligations fiscales locales, y compris les retenues et les rapports requis.
- Tenir des registres financiers précis et organisés, ainsi que les pièces justificatives correspondantes.
- Soutenir la préparation des analyses financières et des rapports spéciaux demandés par le directeur principal des finances et des opérations.
Opérations:
- Fournir un soutien administratif et logistique aux activités du projet, réunions, ateliers, formations et événements.
- Gérer l'achat de fournitures de bureau et tenir à jour les registres d'inventaire.
- Maintenir et mettre à jour les coordonnées des employés, fournisseurs, consultants et autres parties intéressées.
- Suivre et maintenir à jour les enregistrements des actifs et des stocks du projet, y compris la capture d'informations dans les systèmes de gestion des stocks, Vérifications et rapports périodiques.
- Demander des devis aux fournisseurs, préparer des tableaux comparatifs et soutenir les processus d’approvisionnement.
- Coordonner les déplacements locaux, transport, hébergement et autres arrangements logistiques pour le personnel du projet et les consultants.
- Garantizar que los expedientes de adquisiciones y documentación administrativa estén completos, sean precisos y se encuentren debidamente archivados en los sistemas y bases de datos del proyecto.
- Elaborar, revisar, organizar y mantener correspondencia, contrats, informes y otros documentos administrativos del proyecto.
- Apoyar los procesos de recopilación y revisión de hojas de tiempo (timesheets), así como el seguimiento y reporte de vacaciones y licencias del personal.
- Mantener sistemas de archivo físicos y electrónicos organizados, asegurando la accesibilidad de la información y el cumplimiento de los requisitos de gestión documental.
Habilidades y Calificaciones Requeridas:
- Se prefiere licenciatura en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas, Administration publique, Économie ou discipline connexe.
- Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional relevante en finanzas, contabilidad, operaciones, administración, adquisiciones o funciones de apoyo a proyectos.
- Une expérience dans le soutien de projets financés par des donateurs internationaux sera valorisée., programas de desarrollo internacional o entornos similares. También se valorará experiencia en proyectos financiados por el Gobierno de los Estados Unidos y conocimiento de sus requisitos de cumplimiento.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, particularmente Excel.
- Experiencia en el mantenimiento de registros financieros, administrativos y de adquisiciones, así como en la gestión de sistemas de archivo.
- Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera simultánea.
- Sólidas habilidades de comunicación e interpersonales, con capacidad demostrada para trabajar eficazmente en equipo.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo.
- Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con plazos establecidos y adaptarse a prioridades cambiantes.
- Avoir une autorisation légale pour travailler au Mexique.
- Maîtrise de l'anglais oral et écrit souhaitée.