Project Summary:
The Leveling the Field for American Workers in U.S.-Mexico Trade (LEVEL) project, funded by the United States Department of Labor (USDOL), supports the effective implementation of labor rights and labor reform commitments in Mexico, with a focus on strengthening compliance, improving labor relations, and promoting fair and transparent workplace practices. Through collaboration with government institutions, the private sector, worker organizations, and other key stakeholders, the project seeks to strengthen capacities, increase awareness and adoption of labor standards, and foster constructive dialogue among labor market actors.
Position Summary:
The Operations and Finance Assistant provides administrative, financial, procurement, and operational support to ensure the efficient implementation of project activities and compliance with organizational and donor requirements. Working closely with the Senior Finance and Operations Manager (SFOM) and the broader LEVEL team, the Operations and Finance Assistant supports financial management processes, office administration, procurement activities, inventory management, travel logistics, and project documentation.
The position plays a key role in maintaining accurate financial and operational records, supporting project budget monitoring, and ensuring adherence to Creative Associates International and donor policies and procedures. The Operations and Finance Assistant also provides logistical and coordination support for meetings, workshops, trainings, and other project activities, contributing to the smooth day-to-day functioning of the project.
Reporting & Supervision:
The Operations and Finance Assistant will report to the Senior Finance and Operations Manager based in Mexico City.
Primary Responsibilities:
Finance:
- Support the Senior Finance and Operations Manager in accounting, financial administration, and financial management activities, ensuring compliance with organizational policies and donor requirements.
- Assist in the preparation and maintenance of financial documentation required for audits, financial reviews, and compliance with applicable regulations, including 2 CFR 200.
- Process invoices, payment requests, reimbursements, and other financial transactions in a timely and accurate manner.
- Support monthly financial close processes and reconciliation activities.
- Prepare per diem calculations, employee reimbursements, and other project-related financial documentation.
- Assist in monitoring project expenditures, budget tracking, forecasting, and financial reporting.
- Support compliance with local tax regulations, including withholding requirements and reporting obligations.
- Maintain accurate and organized financial records and supporting documentation.
- Assist with financial analyses and ad hoc reporting as requested by the SFOM.
Operations:
- Provide administrative and logistical support for project activities, meetings, workshops, trainings, and events.
- Manage office supply procurement and maintain inventory records.
- Maintain and update employee, vendor, consultant, and stakeholder contact information.
- Track and maintain project assets and inventory, including data entry in inventory management systems, periodic spot checks, and inventory reporting.
- Request vendor quotations, prepare bid comparison matrices, and support procurement processes.
- Coordinate local travel, transportation, lodging, and other logistical arrangements for project staff and consultants.
- Ensure procurement and administrative files are complete, accurate, and properly maintained in project filing systems and databases.
- Draft, review, organize, and maintain project correspondence, contracts, reports, and other administrative documents.
- Support timesheet collection and review processes and assist with leave tracking and reporting.
- Maintain organized electronic and physical filing systems to ensure accessibility and compliance with recordkeeping requirements.
Required Skills & Qualifications:
- Bachelor’s degree in Business Administration, Accounting, Finance, Public Administration, Economics, or a related field preferred.
- Minimum of two (2) years of relevant professional experience in finance, accounting, operations, administration, procurement, or project support roles.
- Experience supporting donor-funded projects, international development programs, or similar environments is preferred. Experience with U.S. Government-funded projects and associated compliance requirements also preferred.
- Strong proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel.
- Experience maintaining financial, procurement, and administrative records and filing systems.
- Strong organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Excellent communication and interpersonal skills, with demonstrated ability to work effectively as part of a team.
- Ability to handle sensitive and confidential information with discretion and professionalism.
- Ability to work under pressure, meet deadlines, and adapt to changing priorities.
- Candidate must be authorized to work in Mexico.
- Proficiency in spoken and written English is preferred.
Resumen del Puesto:
El/la Asistente de Operaciones y Finanzas proporciona apoyo administrativo, financiero, y operativo para garantizar la implementación eficiente de las actividades del proyecto y el cumplimiento de los requisitos organizacionales y del donante. Trabajando en estrecha colaboración con el Gerente Senior de Finanzas y Operaciones (SFOM, por sus siglas en inglés) y con el equipo de LEVEL, el/la Asistente de Operaciones y Finanzas apoya los procesos de gestión financiera, administración de oficina, adquisiciones, control de inventarios, logística de viajes y gestión de documentación del proyecto.
Esta posición desempeña un papel clave en el mantenimiento de registros financieros y operativos precisos, el seguimiento presupuestario del proyecto y el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Creative Associates International y de los donantes. Asimismo, brinda apoyo logístico y de coordinación para reuniones, talleres, capacitaciones y otras actividades del proyecto, contribuyendo al funcionamiento eficiente de las operaciones diarias.
Reporta a y Supervisión:
El Asistente de Operaciones y Finanzas reportará directamente al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones, con sede en la Ciudad de México.
Responsabilidades Principales:
Finanzas:
- Apoyar al Gerente Senior de Finanzas y Operaciones en las actividades contables, administrativas y de gestión financiera, garantizando el cumplimiento de las políticas organizacionales y los requisitos del donante.
- Apoyar en la preparación y mantenimiento de la documentación financiera requerida para auditorías, revisiones financieras y el cumplimiento de la normativa aplicable, incluyendo el reglamento 2 CFR 200.
- Procesar facturas, solicitudes de pago, reembolsos y otras transacciones financieras de manera oportuna y precisa.
- Apoyar los procesos de cierre financiero mensual y las actividades de conciliación.
- Preparar cálculos de viáticos, reembolsos de gastos del personal y otra documentación financiera relacionada con el proyecto.
- Apoyar el monitoreo de gastos del proyecto, el seguimiento presupuestario, las proyecciones financieras y la elaboración de reportes financieros.
- Apoyar el cumplimiento de las obligaciones fiscales locales, incluyendo retenciones y reportes requeridos.
- Mantener registros financieros precisos y organizados, así como la documentación de respaldo correspondiente.
- Apoyar la elaboración de análisis financieros e informes especiales solicitados por el/la Gerente Senior de Finanzas y Operaciones.
Operaciones:
- Brindar apoyo administrativo y logístico para actividades del proyecto, reuniones, talleres, capacitaciones y eventos.
- Gestionar la compra de suministros de oficina y mantener registros actualizados del inventario.
- Mantener y actualizar la información de contacto de empleados, proveedores, consultores y otras partes interesadas.
- Dar seguimiento y mantener actualizados los registros de activos e inventario del proyecto, incluyendo la captura de información en los sistemas de gestión de inventario, verificaciones periódicas y elaboración de reportes.
- Solicitar cotizaciones a proveedores, preparar cuadros comparativos y apoyar los procesos de adquisiciones.
- Coordinar viajes locales, transporte, hospedaje y otros arreglos logísticos para el personal del proyecto y consultores.
- Garantizar que los expedientes de adquisiciones y documentación administrativa estén completos, sean precisos y se encuentren debidamente archivados en los sistemas y bases de datos del proyecto.
- Elaborar, revisar, organizar y mantener correspondencia, contratos, informes y otros documentos administrativos del proyecto.
- Apoyar los procesos de recopilación y revisión de hojas de tiempo (timesheets), así como el seguimiento y reporte de vacaciones y licencias del personal.
- Mantener sistemas de archivo físicos y electrónicos organizados, asegurando la accesibilidad de la información y el cumplimiento de los requisitos de gestión documental.
Habilidades y Calificaciones Requeridas:
- Se prefiere licenciatura en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas, Administración Pública, Economía o una disciplina afín.
- Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional relevante en finanzas, contabilidad, operaciones, administración, adquisiciones o funciones de apoyo a proyectos.
- Se valorará experiencia apoyando proyectos financiados por donantes internacionales, programas de desarrollo internacional o entornos similares. También se valorará experiencia en proyectos financiados por el Gobierno de los Estados Unidos y conocimiento de sus requisitos de cumplimiento.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, particularmente Excel.
- Experiencia en el mantenimiento de registros financieros, administrativos y de adquisiciones, así como en la gestión de sistemas de archivo.
- Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera simultánea.
- Sólidas habilidades de comunicación e interpersonales, con capacidad demostrada para trabajar eficazmente en equipo.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción y profesionalismo.
- Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con plazos establecidos y adaptarse a prioridades cambiantes.
- Contar con autorización legal para trabajar en México.
- Se prefiere dominio del inglés oral y escrito.