Position Location: Mexico City, Mexico
Project Summary:
The Leveling the Field for American Workers in U.S.-Mexico Trade (LEVEL) project, funded by the United States Department of Labor (USDOL), supports the effective implementation of labor rights and labor reform commitments in Mexico, with a focus on strengthening compliance, improving labor relations, and promoting fair and transparent workplace practices. Through collaboration with government institutions, the private sector, worker organizations, and other key stakeholders, the project seeks to strengthen capacities, increase awareness and adoption of labor standards, and foster constructive dialogue among labor market actors.
Position Summary:
The Project Specialist provides programmatic, administrative, and operational support to ensure the effective implementation of project activities and the achievement of project objectives. Working closely with the Project Director, technical teams, M&E and operations staff, the Project Specialist assists with project planning, coordination, monitoring, reporting, logistics, and stakeholder engagement activities.
The position plays an important role in supporting project management processes, maintaining project documentation, tracking deliverables and deadlines, coordinating meetings and events, and ensuring compliance with project procedures and donor requirements. The Project Specialist contributes to the efficient day-to-day management of the project and helps facilitate coordination among project staff, partners, consultants, and stakeholders.
Reporting & Supervision:
This position will report to the Project Director based in Mexico City.
Primary Responsibilities:
- Support project planning, implementation, monitoring, and reporting activities across all project components.
- Assist in tracking project activities, work plans, deliverables, milestones, and deadlines to ensure timely implementation.
- Support the preparation, review, and submission of project reports, presentations, meeting materials, and other project documentation.
- Coordinate meetings, workshops, trainings, stakeholder consultations, and other project events, including logistical and administrative arrangements.
- Maintain accurate records of project activities, correspondence, contracts, deliverables, and supporting documentation.
- Prepare meeting agendas, take detailed meeting notes, and follow up on action items and commitments.
- Support project management processes by maintaining project trackers, calendars, contact lists, and filing systems.
- Coordinate with technical, finance, procurement, and operations teams to facilitate the implementation of project activities.
- Support compliance with organizational policies, donor requirements, and project procedures.
- Assist in collecting, organizing, and maintaining data and information required for project monitoring, reporting, and learning activities.
- Assist with consultant, contractor, and vendor coordination as required.
- Provide administrative support related to project implementation, including document preparation, filing, scheduling, and correspondence.
- Identify and communicate implementation challenges, risks, or logistical issues and assist in developing solutions.
- Contribute to a collaborative team environment and provide additional support to project activities as needed.
- Perform other programmatic and administrative duties assigned by the supervisor.
Required Skills & Qualifications:
- Bachelor’s degree in International Development, Business Administration, Public Administration, Political Science, Social Sciences, Economics, or a related field.
- Minimum of 2 years of relevant professional experience in project coordination, project administration, program support, or related areas.
- Experience supporting donor-funded projects, international development programs, or complex multi-stakeholder initiatives preferred.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Ability to manage multiple tasks and priorities simultaneously while meeting deadlines.
- Experience preparing reports, presentations, meeting minutes, and project documentation.
- Strong written and verbal communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
- Experience coordinating meetings, events, or stakeholder engagement activities.
- Ability to work collaboratively in multidisciplinary teams and maintain productive working relationships.
- Demonstrated problem-solving skills and ability to work independently with appropriate supervision.
- Experience with U.S. Government-funded projects preferred.
- Candidate must be authorized to work in Mexico.
- Proficiency in spoken and written English is preferred.
Asociado (a) de Proyecto
Ubicación del puesto: Ciudad de México, México
Resumen del proyecto
El proyecto Leveling the Field for American Workers in U.S.-Mexico Trade (LEVEL), financiado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL), apoya la implementación efectiva de los derechos laborales y de los compromisos derivados de la reforma laboral en México, con el objetivo de fortalecer el cumplimiento de la legislación laboral, mejorar las relaciones laborales y promover prácticas laborales justas y transparentes. A través de la colaboración con instituciones gubernamentales, el sector privado, organizaciones de trabajadores y otros actores clave, el proyecto busca fortalecer capacidades, incrementar el conocimiento y la adopción de estándares laborales, y fomentar un diálogo constructivo entre los distintos actores del mercado laboral.
Resumen del puesto:
El/la Especialista de Proyecto brinda apoyo programático, administrativo y operativo para asegurar la implementación efectiva de las actividades del proyecto y el logro de sus objetivos. Trabajando en estrecha colaboración con la Directora del Proyecto, los equipos técnicos, el área de Monitoreo y Evaluación (M&E), y el personal operativo, el/la Especialista de Proyecto apoya la planificación, coordinación, monitoreo, elaboración de informes, logística y actividades de vinculación con actores clave.
Esta posición desempeña un papel fundamental en el apoyo a los procesos de gestión del proyecto, el mantenimiento de la documentación programática, el seguimiento de productos y plazos, la coordinación de reuniones y eventos, y el cumplimiento de los procedimientos del proyecto y los requisitos del donante. El/la Especialista de Proyecto contribuye a una gestión eficiente de las operaciones diarias del proyecto y facilita la coordinación entre el personal del proyecto, socios, consultores y otras partes interesadas.
Reporta a:
Esta posición reportará a la Directora de Proyectos, con sede en la Ciudad de México.
Responsabilidades principales
- Apoyar las actividades de planificación, implementación, monitoreo y elaboración de informes en todos los componentes del proyecto.
- Dar seguimiento a las actividades del proyecto, planes de trabajo, entregables, hitos y plazos para garantizar su implementación oportuna.
- Apoyar la preparación, revisión y presentación de informes, presentaciones, materiales para reuniones y otra documentación del proyecto.
- Coordinar reuniones, talleres, capacitaciones, consultas con actores clave y otros eventos del proyecto, incluyendo los aspectos logísticos y administrativos.
- Mantener registros precisos de las actividades del proyecto, correspondencia, contratos, entregables y documentación de respaldo.
- Elaborar agendas de reuniones, tomar minutas detalladas y dar seguimiento a acuerdos, compromisos y acciones pendientes.
- Apoyar los procesos de gestión del proyecto mediante el mantenimiento de herramientas de seguimiento, calendarios, listas de contactos y sistemas de archivo.
- Coordinar con los equipos técnicos, financieros, de adquisiciones y operaciones para facilitar la implementación de las actividades del proyecto.
- Apoyar el cumplimiento de las políticas organizacionales, los requisitos del donante y los procedimientos del proyecto.
- Apoyar la recopilación, organización y mantenimiento de información y datos necesarios para las actividades de monitoreo, reporte y aprendizaje del proyecto, sirviendo de enlace entre los equipos técnicos y el área de Monitoreo y Evaluación (M&E) para el seguimiento de indicadores, la recolección de datos y la elaboración de reportes de avance.
- Brindar apoyo en la coordinación de consultores, contratistas y proveedores, según sea necesario.
- Proporcionar apoyo administrativo relacionado con la implementación del proyecto, incluyendo preparación de documentos, archivo, programación de actividades y correspondencia.
- Identificar y comunicar desafíos de implementación, riesgos o problemas logísticos, y colaborar en el desarrollo de soluciones.
- Contribuir a un ambiente de trabajo colaborativo y brindar apoyo adicional a las actividades del proyecto cuando sea requerido.
- Desempeñar otras funciones programáticas y administrativas asignadas por su supervisor/a.
Habilidades y calificaciones requeridas
- Licenciatura en Cooperación Internacional, Administración de Empresas, Administración Pública, Ciencia Política, Ciencias Sociales, Economía o una disciplina afín.
- Mínimo de 2 años de experiencia profesional relevante en coordinación de proyectos, administración de proyectos, apoyo programático o áreas relacionadas.
- Se valorará experiencia apoyando proyectos financiados por donantes internacionales, programas de desarrollo internacional o iniciativas complejas con múltiples actores.
- Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades simultáneamente, cumpliendo con plazos establecidos.
- Experiencia en la preparación de informes, presentaciones, minutas de reuniones y documentación de proyectos.
- Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
- Experiencia en la coordinación de reuniones, eventos o actividades de participación de actores clave.
- Capacidad para trabajar de manera colaborativa en equipos multidisciplinarios y mantener relaciones de trabajo productivas.
- Capacidad demostrada para resolver problemas y trabajar de manera autónoma con la supervisión adecuada.
- Se valorará experiencia en proyectos financiados por el Gobierno de los Estados Unidos.
- Contar con autorización legal para trabajar en México.
- Se prefiere dominio del inglés oral y escrito.